Objetivando otimizar o registro e a divulgação das várias ações realizadas pelo Centro de Educação Superior a Distância – Cesad, pela Universidade Federal de Sergipe – UFS, e pelos Polos de Apoio Presencial e entidades parceiras, a Assessoria de Comunicação do Cesad adotou mais um importante canal de comunicação entre o Centro e você. Batizado de ‘e-ventos’, o formulário eletrônico de divulgação permite que a Ascom esteja em vários lugares ao mesmo tempo e divulgue muito mais informação em menos tempo.

A nova ferramenta é fruto da parceria entre os Centros de Processamento de Dados da UFS e do Cesad, que têm trabalhado muito para oferecer soluções de informática cada vez mais interessantes e eficientes para seus usuários.

Há muito tempo algo assim era esperado, ainda mais com um fluxo de informação cada vez maior sendo gerado pela EAD que é oferecida pela UFS. Ao todo, são 14 polos, uma dezena de coordenações, da de formação continuada a de tutoria, diversos cursos de graduação, de Letras a Administração, várias especializações, um mestrado, duas direções, além da direção geral, duas assessorias, cerca de 7 mil alunos e muita história para contar. Para Guilherme Gouy, assessor de comunicação do Cesad, era praticamente impossível cobrir em tempo hábil tudo o que acontecia na modalidade de ensino a distância, seja pela equipe compacta que trabalha na Ascom, quer seja pelo grande número de atividades que aconteciam ao mesmo tempo e em lugares distintos. “Agora, temos a chance de registrar com mais eficiência tudo o que acontece aqui, pois as sugestões de pauta também serão geradas pelo usuário. Antigamente a equipe tinha de ir garimpar a informação sempre in loco, coordenação por coordenação, polo por polo, o que dava muito trabalho e comprometia a qualidade do trabalho realizado, pois não conseguia acompanhar a velocidade com que a informação era gerada. Com essa nova ferramenta a pauta começa a ser elaborada quando o usuário preenche o formulário disponível no site”, explicou o assessor.

Como funciona?

Dados do solicitante: o solicitante deve ser aluno de graduação ou de pós-graduação regularmente matriculado ou servidor docente ou não-docente das Unidades do Campus, que deve preencher a requisição disponível no site, lembrando que a Ascom divulga e faz o registro fotográfico somente de ações promovidas por deptos./setores das unidades locais que integram a Universidade Federal de Sergipe (o que, em se tratando da educação a distância, inclui os polos de apoio presencial espalhados pelo interior do estado) e as entidades parceiras.

Prazo de entrega: o formulário deve ser preenchido e enviado, pelo menos, 2 (dois) dias úteis da realização da atividade, para divulgação em meio eletrônico ou agendamento do serviço fotográfico, e 7 (sete) dias úteis, para comunicação externa (envio de release à imprensa).

Local e horário de entrega: a requisição deve ser entregue impreterivelmente por meio eletrônico, através do canal ‘e-ventos’ disponível no site do Cesad ou mediante a entrega de requisição impressa, devidamente assinada pelo solicitante, na Prefeitura do Campus, Núcleo de TI, das 8h às 12h e das 14h às 18h.
Atenção: é necessário o preenchimento (com o maior número de informações possível) de todos os campos do formulário eletrônico, tendo em vista que as mesmas serão checadas pela Ascom.

Eventos e cursos: Para fins de gestão comunicacional, a Ascom estabelece que: a) se a atividade for um evento (seminário, simpósio, congresso, workshop, palestra, apresentação teatral etc.) é obrigatório o seu registro junto ao órgão de extensão da UFS, nesse caso a Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários – PROEX; b) se for um curso, o mesmo deve seguir as Resoluções da UFS e será feita a divulgação interna e junto à imprensa.
Atenção: os casos omissos serão regulados pela Ascom.

Divulgação Interna (comunicado eletrônico): não são mencionados apelidos de alunos, custos de atividades e sites comerciais; não são anexados arquivos (docs. ou imagens) sem a prévia análise no Núcleo de TI; o envio é feito uma única vez; não é descrita a programação completa do evento no comunicado; após o envio do comunicado, as informações adicionais ou alteração/correção de dados devem ser fornecidas pelo solicitante direto a Ascom.

Divulgação Externa (Imprensa): como a Ascom está ligada diretamente à Diretoria do Cesad, as divulgações às mídias são exclusivas de ações do Centro e, consequentemente, da UFS, dentre elas: projetos de pesquisa, trabalhos de conclusão de curso, projetos de iniciação científica, inovações tecnológicas, prêmios e homenagens de docentes, funcionários e alunos, visitas e intercâmbios internacionais, lançamentos de livros escritos ou coordenados por docentes e funcionários, eventos técnicos, científicos, culturais e institucionais. A equipe da Ascom elabora a notícia e encaminha aos veículos de comunicação como sugestão de pauta, pois não há vínculo comercial com as mídias.

Serviços fotográficos (e de vídeo): o registro fotográfico é realizado somente durante o horário de expediente da Ascom: das 8h às 12h e das 14h às 18h, e em dias úteis (salvo em caso de prévio ajuste entre a Ascom, a Diretoria e o solicitante); é necessário encaminhar cópia da programação completa e sugerir (anotar) nesse documento os horários para cobertura fotográfica; o agendamento da atividade dependerá da disponibilidade de agenda da equipe (se negativo, a Ascom avisará o solicitante); nos eventos (seminário, simpósio, congresso, workshop, palestra etc.), a cobertura fotográfica não será realizada em tempo integral, tendo em vista a sistemática de elaboração de matérias jornalísticas instituída pela assessoria; após o registro fotográfico da atividade, o solicitante deve entregar na Ascom a(s) mídia(s) CD/DVD necessária(s) para cópia das fotografias – estão isentos da entrega as coordenações e demais órgãos do Cesad.

Ascom: ascom.cesad@gmail.com